Workspaces und Zusammenarbeit
Teile eine Bibliothek, einen Tarif und eine Reihe von Projekten mit deinem Team.
Ein Workspace ist der Container für alles Geteilte: Projekte, Dateien in der Bibliothek, Brand-Kits, Vorlagen, Workspace-Erinnerungen, eigene Skills, Connectors, Mitglieder und Abrechnung.
Du bekommst bei deiner ersten Anmeldung automatisch einen persönlichen Workspace. Weitere legst du über den Workspace-Umschalter oben in der Seitenleiste an — einer pro Team, Kunde oder Marke ist ein gängiges Muster.
Was geteilt wird und was nicht
| Im ganzen Workspace geteilt | Nur für dich |
|---|---|
| Projekte und Ordner | Markierte Projekte |
| Dateien in der Bibliothek und Brand-Kits | Benachrichtigungspräferenzen |
| Eigene Skills | Welcher Workspace aktiv ist |
| Connectors | |
| Tarif und Credits |
Nichts überschreitet die Grenzen eines Workspace. Dateien, die du in einem Workspace hochlädst, sind in einem anderen nicht sichtbar, was genau das ist, was du willst, wenn Workspaces Kunden entsprechen.
Workspace-Limits je Tarif
Dein Tarif bestimmt, wie viele Workspaces dir gehören können und ob die Personen, die du einlädst, bearbeiten dürfen:
| Tarif | Workspaces, die dir gehören können | Mitarbeitende |
|---|---|---|
| Kostenlos, Starter | Dein persönlicher Workspace | Teilen nur mit Lesezugriff |
| Pro | Persönlich + 2 Team-Workspaces | Können in Team-Workspaces bearbeiten |
| Studio | Unbegrenzt | Können bearbeiten |
Der persönliche Workspace ist für Mitglieder immer schreibgeschützt, egal welcher Tarif. Wechselt der Inhaber eines Workspace in einen niedrigeren Tarif, passt sich der Zugriff der Mitglieder automatisch an, ohne dass jemand neu eingeladen werden muss. Siehe Tarife und Credits.
Personen einladen
Öffne den Workspace-Umschalter → Workspace-Einstellungen → lade per E-Mail ein. Du kannst mehrere Adressen, durch Kommas getrennt, einfügen, um eine Gruppe auf einmal einzuladen.
Jede Einladung bekommt eine E-Mail mit einem Link. Einladungen sind ausstehend, bis sie angenommen werden, und du kannst eine bis dahin jederzeit widerrufen.
Die E-Mail-Adresse muss übereinstimmen
Einladungen sind an die Adresse gebunden, an die sie gesendet wurden. Wenn sich dein Teammitglied mit einer anderen E-Mail-Adresse registriert, schlägt das Annehmen fehl. Sag ihm, es soll genau die Adresse verwenden, die du eingeladen hast — das ist mit Abstand das häufigste Problem bei Einladungen.
Rollen
| Rolle | Für wen | Was sie tun können |
|---|---|---|
| Inhaber | Die Teamleitung, die zahlt | Alles, einschließlich Abrechnung, Rollen und Entfernen von Mitgliedern |
| Mitarbeitende | Alle, die Videos erstellen | Projekte erstellen und bearbeiten, Dateien aus der Bibliothek nutzen und hochladen, Erstellungen starten (in Workspaces, deren Tarif Bearbeitung erlaubt) |
| Lesen | Prüfende und Stakeholder | Projekte und Vorschauen ansehen, ohne etwas zu ändern |
Vergib standardmäßig Lesen an Personen, die Arbeit nur abnehmen müssen. Das kostet nichts und verhindert, dass ein Stakeholder versehentlich eine Erstellung überschreibt.
Eine Einladung annehmen
Eingeladene Personen können an zwei Stellen annehmen: über den Link in der E-Mail oder, sobald sie angemeldet sind, über den Tab Posteingang der Benachrichtigungsglocke, der direkte Schaltflächen Annehmen und Ablehnen hat.
Ein Einladungslink kann auf mehrere Arten ausgehen:
- Angenommen — du bist jetzt Mitglied und landest im Workspace
- Bereits angenommen — du wurdest früher hinzugefügt
- Widerrufen oder abgelaufen — bitte um eine neue Einladung
- Anmeldung erforderlich — du wirst zur Anmeldung geschickt und danach zur Einladung zurückgebracht
Workspaces wechseln
Nutze den Umschalter oben in der Seitenleiste. Dein aktiver Workspace bestimmt, wo neue Projekte erstellt werden und welche Bibliothek du siehst. Prüfe ihn also, bevor du etwas Neues beginnst.
Praktische Tipps
- Halte pro Workspace eine klare Abrechnungsperson fest.
- Nutze Ordner, um Kunden oder Kampagnen innerhalb eines Workspace zu trennen; nutze getrennte Workspaces, wenn sich Dateien und Abrechnung wirklich nicht mischen sollen.
- Lege Brand-Regeln in einem Brand-Kit oder einer Workspace-Erinnerung ab, damit die Erstellungen aller Mitglieder sie befolgen, ohne dass jemand daran denken muss.
- Räume ausstehende Einladungen auf, die du nicht mehr brauchst.